근로시간 기록, 어디까지 남겨야 하나

임금대장에 근로일수와 근로시간 수를 적고 3년 보관해야 합니다. 분쟁에서 이걸로 갈립니다.

출퇴근 기록을 남기지 않는 가게가 아직 많습니다. 그런데 임금대장에 근로시간을 적는 것은 법정 의무이고, 무엇보다 분쟁이 생겼을 때 사장님을 지켜주는 유일한 자료입니다.

임금대장에 적어야 하는 것

1. 성명, 생년월일, 사원번호
2. 고용 연월일, 종사하는 업무
3. 임금 및 가족수당 계산의 기초가 되는 사항
4. 근로일수
5. 근로시간 수 (연장·야간·휴일근로를 시켰다면 그 시간 수도)
6. 기본급·수당 등 임금의 내역별 금액
7. 공제 항목과 금액

3년 보관 의무

아래 서류는 3년간 보관해야 합니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조). 기산일은 서류마다 다릅니다.

왜 기록이 중요한가

직원이 "연장근로를 했는데 수당을 못 받았다"고 진정을 넣으면, 근로시간을 입증할 책임은 사실상 사업주에게 있습니다. 기록이 없으면 근로자의 주장이 그대로 인정되는 경우가 많습니다.

무엇으로 기록하든 상관없습니다

• 종이 출근부에 손으로 적기
• 엑셀 파일로 관리하기
• 출퇴근 기록 프로그램 쓰기

법이 특정 방식을 요구하지 않습니다. 다만 나중에 고칠 수 없는 형태일수록 증거력이 높습니다. 종이 출근부는 나중에 작성한 것 아니냐는 다툼이 생기기 쉽습니다.

기록해 둔 근로시간은 그대로 급여 계산과 임금명세서로 이어집니다. 매달 따로 정리하지 않아도 되는 것이 실무에서는 가장 큽니다.

관련 서식

• 직원 출퇴근 기록기 — 매장 포스에 켜두면 직원이 번호만 찍어 출퇴근. 휴게 자동 차감·추가근무 계산.
• 급여명세서 (임금명세서) — 2026년 요율로 4대보험 자동 공제. 항목마다 몇 %인지 계산방법까지 찍혀 나옵니다.
• 근로자 명부 — 법으로 갖춰 두어야 하는 필수 서류입니다. 없으면 500만원 이하 과태료.
• 임금대장 — 급여를 줄 때마다 적어야 하는 법정 서류. 임금명세서와는 별개입니다.

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마지막 확인 : 2026-08-17 · 이 글은 일반적인 안내이며 개별 사안에 대한 노무사 자문을 대신하지 않습니다.