개인정보 수집·이용 동의서
직원을 채용하면 성명·주소·연락처·계좌번호는 물론 4대보험 신고를 위해 주민등록번호까지 받게 됩니다. 개인정보 보호법은 이때 수집 목적과 항목, 보유 기간을 알리고 동의를 받도록 정하고 있습니다 (제15조). 특히 필수 항목과 선택 항목을 구분해서 받아야 하고, 주민등록번호는 법령에 근거가 있을 때만 처리할 수 있습니다 (제24조의2).
이럴 때 쓰세요
- 직원을 새로 채용해 인적사항을 받을 때
- 4대보험 신고를 위해 주민등록번호를 받아야 할 때
- 개인정보 처리 근거를 서면으로 남겨야 할 때
주의사항
필수와 선택을 구분해 동의를 받아야 하며, 선택 동의를 거부한다고 채용에 불이익을 주면 안 됩니다.
주민등록번호는 근로소득 원천징수·4대보험 신고처럼 법령 근거가 있는 경우에만 받을 수 있습니다.
수집한 개인정보는 목적을 달성하면 지체 없이 파기해야 합니다.
작성 요령
- 수집 목적과 항목, 보유 기간을 확인합니다. 표에 이미 정리되어 있습니다.
- 필수 항목과 선택 항목을 나눠서 각각 동의를 받습니다. 한 번에 묶어 받으면 안 됩니다.
- 주민등록번호는 4대보험 신고 등 법령 근거가 있을 때만 별도로 동의를 받습니다.
- 근로자 서명을 받아 근로계약서와 함께 보관합니다.
자주 묻는 질문
주민등록번호를 받아도 되나요?
법령에 근거가 있는 경우에만 됩니다(개인정보 보호법 제24조의2). 4대보험 신고와 근로소득 원천징수는 법령 근거가 있으므로 받을 수 있습니다.
필수와 선택을 왜 나눠야 하나요?
선택 항목은 동의하지 않아도 불이익을 줄 수 없기 때문입니다. 한 장에 묶어 한 번에 동의받으면 동의를 제대로 받은 것으로 보지 않습니다.
퇴사하면 언제까지 보관하나요?
목적을 달성하면 지체 없이 파기해야 합니다. 다만 근로자 명부·임금대장처럼 근로기준법 제42조가 3년 보존을 요구하는 서류는 그 기간 동안 보관합니다.